L'exportation de marchandises vers des marchés étrangers nécessite, outre une logistique efficace et des connaissances locales, la préparation d'une documentation appropriée dans les langues cibles. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des retards, des coûts supplémentaires, voire des sanctions administratives.

Champ d'application de la traduction : que faut-il traduire ?

En règle générale, les catégories de documents suivantes sont traduites :

- Factures commerciales, lettres de transport et déclarations en douane : ce sont des documents opérationnels de base. Des données mal traduites (par exemple, des unités et des devises mal converties) peuvent entraîner la retenue de marchandises à la douane et, à un stade ultérieur, des retours de la part des clients.


- Certificats d'origine, de qualité, de sécurité : par exemple les certificats CE, nécessaires à l'introduction de produits dans l'UE. Ces documents doivent être traduits conformément aux exigences locales.

- Manuels d'instruction, fiches de données de sécurité (FDS) : en particulier dans les industries techniques et chimiques. La directive 2006/42/CE exige que les instructions soient rédigées dans la langue officielle du pays destinataire.

- Accords commerciaux, accords de licence, rapports financiers : une traduction certifiée par un traducteur assermenté est souvent exigée. Ce n'est qu'à ce moment-là que les documents ont force de loi.

- Les étiquettes, l'emballage, les instructions d'utilisation : conformément au règlement général de l'UE sur la sécurité des produits (GPSR) : doivent être compréhensibles pour les consommateurs dans leur langue.

- Matériels de marketing : non requis par la réglementation, mais nécessaires pour atteindre efficacement les clients à l'étranger.

Certains pays acceptent les documents en anglais, d'autres, comme la Chine, la Russie, le Brésil ou l'Égypte, exigent une version dans la langue locale. Pour déterminer quels documents doivent être traduits (sans ou avec certification) dans la langue locale, il est préférable de contacter le récepteur des marchandises ou un agent local des douanes dans le pays destinateur.

Pourquoi la précision de la traduction est-elle cruciale ?

Cela vous permet de faire face à vos obligations réglementaires. Par exemple, les règles d'élaboration des marquages CE, le règlement MDR ou la directive relative aux machines exigent que les documents soient fournis dans la langue du pays de vente et qu'ils soient parfaitement compréhensibles pour l'utilisateur.

La confiance envers votre marque et les produits ou services proposés est tout aussi importante. Grâce à des traductions fiables, vous vous forgez une image professionnelle, ce qui vous permettra certainement de gagner plus facilement et plus rapidement de nouveaux clients. 

Comment traduire des documents ?

Certaines entreprises choisissent d'employer leur propre personnel à cette fin, mais le moyen le plus sûr et le plus rapide est de faire appel à un traducteur professionnel ou à une agence de traduction. Assurez-vous que le prestataire de services de traduction :

- est familiarisé avec la terminologie professionnelle à laquelle se rapporte la traduction : surtout s'il s'agit d'un texte juridique, technique, financier ou médical ; vous pouvez, par exemple, demander le CV des traducteurs à cette fin ;

- est qualifié comme traducteur assermenté, si votre documentation l'exige ;

- propose des services de relecture, d'édition et de contrôle de la qualité par des locuteurs natifs, sur la base de processus éprouvés, par exemple selon les normes ISO 9001 ou ISO 17100, qui sont proposés par des agences de traduction réputées ;

- garantit la sécurité de l'information et élimine le risque de fuite de données, ce qui, dans le cas des agences de traduction, est confirmé, entre autres, par la certification ISO 27001.
Un tel service élimine le risque d'erreurs, garanti la conformité et permet d'accéder sans délai à de nouveaux marchés.

Résumé

Les traductions destinées à l'exportation nécessitent :

- connaissance des réglementations locales concernant le transport, la documentation technique et douanière requise dans le pays concerné ;

- le recours à des interprètes expérimentés et spécialisés ;

- le recours à des traductions assermentées (dans certains cas) et conformément à la législation applicable.


Studio Gambit est un partenaire avec plus de 30 ans d'expérience offrant des traductions destinées à l'exportation dans plus de 70 langues avec un contrôle de qualité par des locuteurs natifs. Nos services comprennent également des traductions avec support IA et répondent à des exigences strictes, comme en témoignent les certifications ISO 9001, ISO 17100 et ISO 27001. Nous garantissons ainsi des processus de livraison éprouvés, une cohérence terminologique totale, le respect des réglementations locales et une livraison dans les délais.

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